Formulaire d'inscription exposants et designers


RÈGLEMENT

1° INSCRIPTION

Merci de bien vouloir prendre connaissance du règlement et des diverses modalités applicables lors de cette édition de « Crazy Knit & Crochet » à Belgrade (Namur) – Belgique.

Étant donné un nombre de place limité, toute demande d’inscription implique automatiquement l’acceptation du présent règlement.

a) Inscription possible uniquement pour les 2 jours du festival (pour les exposants)
Pour les personnes donnant un ou plusieurs ateliers, l’obligation d’avoir réservé un stand à minimum 1 table. 

b) Tables 

– Prix de location des tables

2 jours (samedi et dimanche) = 40,00 € par table

Ce tarif de 40,00 € sera multiplié par le nombre de tables attribuées.

– Le nombre de table est de 4 MAXIMUM par exposants.

– La dimension d’une table est de 120 cm x 80 cm de large.

– Pour des raisons de sécurité, il n’est pas autorisé d’exposer dans les allées.

c) Grilles d’exposition
Dimensions : L 100 x H 187,5 cm
Prix : 20,00 € /grille pour les 2 jours.
Photos : sur ce lien : https://www.rouxel.com/p/presentoir-grille-4935

d) L’appel aux exposants se fera du 01-02-2024 au 31-03-2024 

e) Vous recevrez un mail de confirmation dans les jours qui suivent la fin de l’appel aux exposants.  

1) Tout demandeur souhaitant réserver 1 à 4 tables pour le Festival doit compléter le formulaire d’inscription, ci-dessus, dûment complété via ce site.

2) Dès réception de celui-ci et en fonction des places disponibles, un mail lui sera renvoyé, dans un délai de 7 jours ouvrables après la fin de l’appel aux exposants, avec un pré-accord de réservation (devis) ainsi que le montant à acquitter et les coordonnées bancaires. Il devra être accepté partiellement ou complètement.

3) Dans les 15 jours de la réception de celui-ci l’exposant effectuera le paiement afin de réserver définitivement son emplacement.

4) Un second mail de confirmation définitive lui sera alors envoyé.

Si, passé le délai de 15 jours, aucun paiement n’a été enregistré sur le compte bancaire renseigné, la pré-réservation sera annulée et la location sera octroyée à une autre personne.

Si tous les emplacements sont loués, l’intéressé en sera informé par mail et sera inscrit sur une liste d’attente en cas d’éventuels désistements.

Les décisions de l’organisation en ce domaine sont définitives et sans appel.

d) Remboursement

Attention : Dans le but d’une bonne organisation,

– Aucun remboursement ne sera effectué pour non-participation sauf en cas de force majeur.
Les cas : maladie, hospitalisation, accident, décès, etc … 

– Néanmoins, en cas d’absence, il est indispensable de prévenir l’organisation au minimum 1 mois à l’avance avec justificatif par mail : info@crazyknitcrochet.be 

2° ENGAGEMENTS

– L’organisation s’engage :

– A mettre à disposition votre emplacement suivant la disposition établie par les organisateurs ainsi que le nombre de tables et chaises demandées sur votre bulletin d’inscription. 

– A diffuser cet évènement par tous moyens de communication jugés utiles et efficaces.

– A assurer l’accueil des exposants à partir de 8h00.

– A assurer l’accueil du public à partir de 10h00.

– Les exposants recevront pour les 2 jours un badge par personne afin de leur permettre un libre accès à la salle. Ils seront distribués le vendredi ou le samedi avant l’ouverture au public.

– Nous voulons mettre tout en œuvre pour que chacun d’entre vous travaille au mieux pendant ce festival, tout en passant un agréable moment, afin que le public revienne nombreux lors de nos futures éditions.

– Nous attendons des exposants :

– De bien respecter leurs engagements, en étant physiquement présents pendant toute la période durant laquelle ils se sont inscrits au festival.

– Que, pour des raisons de sécurité, une personne doit toujours être présente sur chaque emplacement loué ou dans la salle dès l’ouverture au public.

– Qu’ils s’engagent également à avoir installé leur matériel avant l’ouverture au public et à respecter ces mêmes heures d’ouverture et de fermeture.

– Nous comptons sur votre professionnalisme, respect et sens civique afin que cet événement se déroule dans les meilleures conditions. 

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques positives ou négatives sur le document qui vous sera remis en cours de journée.

3° OBJET

– Les articles à mettre en vente par les exposants doivent exclusivement concerner le tricot et le crochet : fil – accessoires tricot et crochet – matériels – livres et catalogues – etc… 

– Ce festival n’est en aucun cas un vide-greniers, dressing ou autres articles en tous genres.

– L’organisateur se réserve le droit de faire ranger à l’exposant les produits non souhaités. 

4° INSTALLATION ET DÉMONTAGE

– Vous disposerez du nombre de table(s) et de chaise(s) mentionnées sur votre formulaire d’inscription.

– Pour des raisons de sécurité, vous ne devez pas empiéter sur les allées dès l’ouverture au public.

– Vous pourrez vous installer à votre emplacement entre 14h00 et 18h00 le vendredi 18 Octobre 2024 et de 8h00 et 9h45 le samedi 19 Octobre 2024. 

– Dès 9h45, plus aucun véhicule de chargement ne peut être garé devant les portes d’entrées de la salle dont l’accès doit être entièrement dégagé pour les visiteurs.

– Le démontage se fera uniquement à partir de 17h (fermeture au public) le dimanche.

– Personne n’est autorisé à rester dans la salle après 20h et l’organisateur n’est pas tenu responsable des objets oubliés.

– Tout matériel supplémentaire : rallonges et prises devront être demandé à l’avance à l’organisateur 

– N’oubliez pas d’apporter une nappe pour couvrir la ou les table(s).

5° PARKING

– Plusieurs places de parking se trouvent aux alentours de la salle. Elles sont gratuites mais sous la responsabilité du propriétaire du véhicule. Un plan vous sera fournit pour se faire. 

– L’organisation se décharge de toute responsabilité concernant ce point.

– Les règles de circulation et de parking en vigueur en Belgique sont d’application.

6° ASSURANCE

Les exposants s’installent sur les tables mises à leur disposition sous leur entière responsabilité ; une assurance responsabilité civile est prévue mais uniquement pour la salle et l’organisation.
L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident, de perte ou de vol tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de ces infrastructures.
Obligation pour chaque exposant, il devra contracter une assurance responsabilité civile pour garantir les accidents, la perte ou le vol qui surviendraient sur leur stand. 

7° PUBLICITÉ

Une campagne d’affichage, une distribution de flyers et plusieurs publications via les réseaux sociaux et sur notre site web sont programmées ainsi que tout autre moyen jugé utile par les organisateurs.
Pour ce faire, chaque exposant devra fournir logo, photos et textes en format jpg ou png 500 x 500 px.

Les exposants sont libres d’effectuer également leur propre publicité pour cet événement. Vous sera fournit (logo, photos et textes).

Les exposants autorisent l’organisateur à diffuser photos et vidéos sur tous les réseaux sociaux et autres systèmes de communication (presse, télévision, site internet, etc…). 

8° PETITE RESTAURATION ET BOISSONS

– Un endroit sera réservé pour la petite restauration (salées ou sucrées et boissons).

– Le paiement électronique est prévu pour la caisse à l’entrée.

– Aucun crédit ne sera accepté.

9° MESURES PARTICULIÈRES

– L’intérieur de la salle est un endroit « non-fumeur »

– En ce qui concerne la pandémie « Covid », les mesures en vigueur au moment de cet évènement seront d’application.

– Des sanitaires seront à votre disposition.

– Il est prévu des alimentations électriques (230 volts) (à demander lors de la réservation) et il y aura aussi une connexion internet (wi-fi)

10° SÉCURITÉ : 

La sécurité est assurée par le concierge qui loge sur place au dessus de la salle. 

11° CONTACTS :

You-Kyung BOSET (Youpi) : +32 472/46 77 91

Fabrice BARS : +32 474/82 54 52